Το γραφείο αποτελεί το χώρο εργασίας σας, γι’ αυτό και θα πρέπει να διατηρείται τακτοποιημένο, οργανωμένο και αισθητικά ευχάριστο. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι οργάνωσης του γραφείου σας και διαμόρφωσής του ώστε να σας προδιαθέτει θετικά κατά την εκτέλεση των εργασιών σας. Η επιφάνεια εργασίας θα πρέπει να διατηρείται καθαρή, αποφεύγοντας την υπερβολική φόρτωσή της με χαρτικά είδη και βιβλία. Παρακάτω ακολουθούν μερικά tips που μπορούν να σας βοηθήσουν προς αυτή την κατεύθυνση:

• Τοποθετήστε ράφια ακριβώς πάνω από το γραφείο, στα οποία θα οργανώνετε σε κατηγορίες διαφορετικά είδη βιβλίων, ντοσιέ, τετραδίων κτλ., καθημερινής χρήσης.

• Συνδυάστε το γραφείο με μια ευρύχωρη βιβλιοθήκη. Εκεί θα τοποθετούνται βιβλία που χρησιμοποιούνται πιο σπάνια.

• Τα συρτάρια στο γραφείο είναι πάντα χρήσιμα, καθώς μπορούν να φιλοξενήσουν αναλώσιμα είδη και αντικείμενα απαραίτητα κατά την εργασία σας, όπως συραπτικό, σελοτέιπ, μολύβια, στυλό κτλ.

• Κρεμάστε στον τοίχο ακριβώς απέναντι από το γραφείο έναν πίνακα ανακοινώσεων. Σ’ αυτόν μπορείτε να καρφιτσώσετε υπενθυμίσεις για σημαντικές υποχρεώσεις σας, ώστε να τακτοποιείτε πάντα όλες σας τις εκκρεμότητες.

• Προμηθευτείτε θήκες και κουτιά αρχειοθέτησης εγγράφων, ντοσιέ και κλασέρ με τα κατάλληλα διαχωριστικά. Έτσι θα οργανώσετε τα έγγραφά σας σε κατηγορίες, καθιστώντας εύκολη την εύρεση και άμεση την πρόσβασή σας σε αυτά.

Η θέση του γραφείου και του υπολογιστή είναι επίσης σημαντική για την εργονομία και λειτουργικότητά του.

• Αν είστε δεξιόχειρας, το γραφείο θα πρέπει να τοποθετείται δίπλα σε παράθυρο ή μπαλκονόπορτα, κατά τέτοιο τρόπο ώστε το φως να έρχεται από αριστερά σας. Αν είστε αριστερόχειρας, τοποθετήστε το γραφείο σε αντίθετη κατεύθυνση. Τα ίδια ισχύουν και για τη θέση του φωτιστικού του γραφείου. Έτσι αποφεύγεται η δημιουργία σκιάς από το χέρι σας στο χαρτί, διευκολύνοντας το γράψιμο και το διάβασμα.

• Όσον αφορά την οθόνη του υπολογιστή σας, το επάνω μέρος της θα πρέπει να βρίσκεται στο ύψος των ματιών σας, ενώ το πληκτρολόγιο και το ποντίκι είναι καλό να τοποθετούνται στο ύψος του αγκώνα. Όταν πληκτρολογείτε, τα χέρια σας από τον ώμο ως τον αγκώνα πρέπει να πέφτουν χαλαρά στα πλευρά σας. Για την επίτευξη της σωστής στάσης του σώματος ενώ δουλεύετε στον υπολογιστή, η επιλογή της κατάλληλης καρέκλας γραφείου και η προσαρμογή της στο σωστό ύψος είναι ουσιώδους σημασίας.

Οι παραπάνω συμβουλές θα αυξήσουν την παραγωγικότητά σας και θα μειώσουν το χρόνο διεκπεραίωσης των αρμοδιοτήτων σας, χαρίζοντάς σας μεγαλύτερη ευελιξία και περισσότερο ελεύθερο προσωπικό χρόνο.